Cuánto cobrar en tu academia: cómo calcular el precio de las clases
Para saber cuánto cobrar en tu academia, suma tus costes fijos del mes, divídelos entre las horas de clase que das, añade lo que te cuesta el profesor por hora y el margen que quieres ganar, y reparte ese precio entre los alumnos que de verdad ocupan cada grupo. Copiar el precio de la academia de al lado es arriesgado: sus costes y sus grupos no son los tuyos.
Te lo explicamos en cuatro pasos, con un ejemplo con números inventados que puedes rehacer con los tuyos.
Paso 1: suma tus costes fijos del mes
Son los que pagas aunque un mes tengas menos alumnos. Apunta todos, también los pequeños:
- Alquiler del local y comunidad.
- Luz, agua, calefacción e internet.
- Gestoría, seguros y cuota de autónomo (si eres tú quien da clase, tu sueldo va en el paso 2).
- Programas: gestión de la academia, videollamadas, material.
- Publicidad y web.
- Material de clase y limpieza.
Paso 2: calcula cuánto te cuesta cada hora de clase
Divide los costes fijos entre las horas de clase que das al mes (no las horas que abres, sino las que tienen un grupo dentro) y súmale lo que te cuesta el profesor por hora, con todo incluido.
Coste por hora de clase = (costes fijos ÷ horas de clase al mes) + coste del profesor por hora
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Paso 3: decide tu margen
El margen es lo que queda para imprevistos, para meses flojos como julio o agosto y para invertir. Si lo calculas como un porcentaje del precio, la fórmula es:
Precio por hora de grupo = coste por hora ÷ (1 − margen)
Con un margen del 25 %, divides entre 0,75.
Paso 4: repártelo entre los alumnos reales del grupo
Aquí está el error más habitual: calcular con el grupo lleno. Si en un grupo caben 8 pero de media hay 6, calcula con 6. Después, multiplica por las horas que hace cada alumno al mes para tener la mensualidad.
Un ejemplo con números
Una academia inventada de refuerzo escolar, con dos aulas:
| Concepto | Al mes |
|---|---|
| Alquiler | 850 € |
| Suministros e internet | 150 € |
| Gestoría y seguros | 180 € |
| Programa de gestión | 19 € |
| Publicidad | 100 € |
| Material | 60 € |
| Total costes fijos | 1.359 € |
- Da 120 horas de clase al mes: 1.359 ÷ 120 = 11,33 € de costes fijos por hora.
- El profesor le cuesta 17 € la hora: 11,33 + 17 = 28,33 € por hora de clase.
- Quiere un 25 % de margen: 28,33 ÷ 0,75 = 37,77 € por hora de grupo.
- Sus grupos tienen 6 alumnos de media y cada alumno va 2 horas a la semana (8 horas al mes): 37,77 ÷ 6 × 8 = 50,36 € al mes por alumno.
Y así cambia la mensualidad según lo llenos que estén los grupos:
| Alumnos por grupo (media) | Precio por alumno y hora | Mensualidad (8 h al mes) |
|---|---|---|
| 4 | 9,44 € | 75,54 € |
| 6 | 6,30 € | 50,36 € |
| 8 | 4,72 € | 37,77 € |
La mensualidad se calcula como 37,77 € × 8 horas ÷ alumnos del grupo; el precio por hora está redondeado al céntimo.
La conclusión: llenar bien los grupos pesa tanto como el precio. Si te cuesta cuadrar grupos y horarios, te ayudará cómo organizar los horarios y grupos de una academia.
Mensualidad, bono o precio por hora
| Modelo | Ventaja | Inconveniente |
|---|---|---|
| Mensualidad fija | Ingresos previsibles y un solo recibo al mes | Hay que dejar claro qué pasa con los festivos y las faltas |
| Bono de horas | Flexible para adultos y para preparar exámenes | Más difícil de prever y de controlar |
| Precio por hora | Sencillo en clases particulares | Ingresos irregulares y más trabajo de cobro |
Elijas el que elijas, escríbelo en la hoja de matrícula. Las condiciones claras evitan muchos problemas de cobro: lo contamos en cómo prevenir los impagos en una academia.
En Meetsite Academy cada grupo puede tener su cuota, con precios personalizados cuando hace falta, y los recibos del mes se generan solos el día 1. Lo ves en las funcionalidades del programa.
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Cómo subir los precios sin perder alumnos
- Avisa con tiempo y por escrito, mejor antes del nuevo curso que a mitad.
- Explica el motivo en una frase: más horas de preparación, grupos más pequeños, subida del alquiler.
- Respeta el precio a los alumnos actuales hasta final de curso si puedes; es un gesto que se recuerda.
- Vigila las bajas los meses siguientes. Si alguien duda, habla con la familia antes de que se vaya: tienes ideas en cómo evitar que los alumnos se den de baja.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se cobra por hora en una academia?
Varía mucho según la ciudad, la materia y el tamaño del grupo, así que no hay una cifra que sirva para todas. Lo seguro es calcular tu propio precio con tus costes y tu ocupación real, y después compararlo con las academias de tu zona.
¿Es mejor cobrar matrícula?
Una matrícula pequeña ayuda a cubrir el material y el trabajo de alta, y filtra a quien no tiene intención de quedarse. Si la cobras, explica qué incluye.
¿Cómo cobro a los hermanos?
Lo más habitual es un descuento en la segunda cuota. Que haya un único cliente pagador con varios alumnos vinculados simplifica los recibos, y en Meetsite Academy funciona así.
¿Cuánto cuesta un programa para llevar las cuotas?
Meetsite Academy es gratis hasta 15 alumnos activos y tiene planes de pago desde 19 € al mes con IVA incluido. Además, las academias que contratan un plan de pago en los 3 meses siguientes a registrarse pagan la mitad durante los 12 primeros meses (plazas limitadas; después, precio normal): mira la oferta fundadores. Si te interesa empezar sin pagar, te contamos qué incluye un programa de gestión para academias gratis.
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