Programa de gestión para academias gratis: qué incluye y cuándo pasar a pago

Sí, hay programas de gestión gratis para academias, y para una academia pequeña pueden bastar. La clave está en tres cosas: cuántos alumnos y usuarios permite el plan gratuito, si caduca (no es lo mismo «gratis para siempre» que «prueba de 15 días») y si puedes sacar tus datos cuando quieras. Meetsite Academy, por ejemplo, tiene un plan Gratis sin tarjeta y sin fecha de caducidad para academias de hasta 15 alumnos activos.

En este artículo te contamos qué tipos de «gratis» hay, qué debe incluir un programa de gestión para que te ahorre trabajo de verdad y en qué momento compensa pasar a un plan de pago.

Los cuatro tipos de «gratis» que vas a encontrar

Cuando buscas un programa gratis para tu academia aparecen cosas muy distintas bajo la misma palabra:

Tipo	Cómo funciona	Lo que debes comprobar
Plan gratuito permanente	Lo usas sin pagar mientras no superes un límite (de alumnos, de usuarios o de funciones)	Dónde está el límite y qué pasa al superarlo
Prueba gratuita	Tienes todas las funciones unos días; después, pagas o pierdes el acceso	Cuántos días dura y si piden tarjeta al empezar
Programa de escritorio	Se instala en un ordenador; a veces hay una versión básica gratis	Si funciona en el móvil y quién hace las copias de seguridad
Hoja de cálculo	Excel o Google Sheets con tus propias tablas	Cuánto tiempo pierdes cada mes en recibos, listas y horarios

La hoja de cálculo es gratis en dinero, pero no en tiempo. Si ya tienes a tus alumnos en un Excel, no hace falta empezar de cero: te explicamos cómo pasar los alumnos de Excel a un programa de gestión en una tarde.

Qué debe incluir, como mínimo, un programa gratis para academias

Un programa que solo guarda una lista de alumnos no te ahorra nada. Para que merezca la pena, el plan gratuito debería cubrir el día a día:

• Fichas de alumnos, con sus datos de contacto y su grupo.
• Grupos y clases, con su horario semanal.
• Calendario en vista mensual y semanal, que puedas compartir o imprimir.
• Envío de emails a un grupo o a todos los alumnos, para avisar de cambios y festivos.
• Acceso desde el móvil, porque buena parte de la gestión se hace entre clase y clase.
• Tus datos, tuyos: que puedas exportarlos o borrarlos y que sepas dónde están alojados.

Si quieres una lista más completa para comparar programas (también los de pago), tienes nuestra guía para elegir software de gestión de academias en España.

Los límites que hay que mirar antes de meter a tus alumnos

Alumnos activos o alumnos totales

No es lo mismo. Si el límite cuenta todos los alumnos que has tenido, lo agotarás en un curso. En Meetsite Academy el límite del plan Gratis cuenta solo los alumnos activos: los que se dan de baja no cuentan, y su historial se conserva.

Usuarios internos

Son las personas de la academia que entran a gestionar (tú, un socio, alguien de secretaría). En el plan Gratis de Meetsite son hasta 2.

Caducidad y tarjeta

Un plan que pide tarjeta para empezar o que caduca a los 30 días es una prueba, no un plan gratis. Míralo antes de invertir horas en configurarlo.

Qué pasa cuando creces

Lo ideal es que, al pasar a pago, no tengas que migrar nada: mismo programa, mismos datos, más capacidad.

Qué incluye el plan Gratis de Meetsite Academy

Según la página de precios de Meetsite (comprobada el 19/10/2026), el plan Gratis cuesta 0 € y no caduca. Incluye:

• Gestión de alumnos y clases, hasta 15 alumnos activos y 2 usuarios.
• Calendario con vista mensual y semanal, horario en PDF y enlace para añadirlo al calendario de Google o del iPhone.
• Grupos y clases, con el horario semanal de cada grupo.
• Envío de emails a alumnos y familias con el nombre y el color de tu academia.

Puedes ver el resto de lo que hace el programa en las funcionalidades de Meetsite Academy.

Cuándo compensa pasar a un plan de pago

Estos son los planes de Meetsite Academy, con precios comprobados el 19/10/2026 en su página de precios (IVA incluido):

Plan	Precio al mes	Alumnos activos	Usuarios internos
Gratis	0 €	Hasta 15	Hasta 2
Esencial	19 €	Hasta 100	Hasta 2
Profesional	39 €	Hasta 400	Hasta 5
Avanzado	69 €	Hasta 1.000	Hasta 15

Las señales de que te toca dar el salto son sencillas: pasas de 15 alumnos activos, necesitas que entre más gente del equipo o quieres compartir material con cada grupo (documentos, enlaces y notas), que está incluido desde el plan Esencial.

Un ejemplo inventado: una academia de refuerzo con 12 alumnos empieza en septiembre con el plan Gratis. En enero, tras la segunda campaña de matrículas, llega a 22 alumnos. Pasa al plan Esencial y sigue con los mismos grupos, horarios y datos, sin volver a configurarlo.

Preguntas frecuentes

¿Hay algún programa de gestión de academias totalmente gratis?

Sí. Algunos programas tienen un plan gratuito permanente con un límite de alumnos. Meetsite Academy es gratis hasta 15 alumnos activos y 2 usuarios, sin tarjeta y sin fecha de caducidad.

¿Qué pasa si paso de 15 alumnos en el plan Gratis?

Que necesitarás un plan de pago para tener más alumnos activos. Los alumnos dados de baja no cuentan para el límite, así que conviene darlos de baja en el programa cuando dejan la academia.

¿Están seguros los datos de mis alumnos en un programa gratis?

Depende del programa: pregunta dónde se alojan y si puedes exportarlos o borrarlos. Meetsite Academy aloja los datos en España, hace copias de seguridad diarias y permite a alumnos y familias exportar sus datos o pedir que se borren.

¿Cuánto cuesta Meetsite Academy cuando crezco?

Los planes de pago cuestan 19 €, 39 € o 69 € al mes con IVA incluido. Además, las academias que contratan un plan de pago en los 3 meses siguientes a registrarse pagan la mitad durante los 12 primeros meses (plazas limitadas; después, precio normal). Lo tienes todo en la oferta fundadores.