Programa para academias de idiomas: qué debe tener y cómo elegirlo
Un programa de gestión para una academia de idiomas tiene que resolver cuatro cosas: agrupar a los alumnos por nivel, generar las clases del calendario a partir de los horarios, controlar la asistencia y cobrar las cuotas sin hojas de cálculo. Si además permite que las familias pidan una prueba de nivel desde tu web y que cada alumno vea su horario en el móvil, te ahorra buena parte del trabajo administrativo de septiembre.
En esta guía repasamos qué necesita de verdad una academia de inglés, francés, alemán o español para extranjeros, qué funciones son imprescindibles y cuáles son un extra, y cómo probar un programa sin arriesgar nada.
Lo que hace distinta a una academia de idiomas
Una academia de idiomas no se gestiona igual que una de refuerzo escolar. Hay tres diferencias que el programa tiene que entender:
- Los grupos van por nivel, no por curso escolar. Un alumno de 12 años y uno de 40 pueden estar en el mismo B1 de conversación. El nivel (A1, A2, B1, B2, C1, C2 o el que use tu academia) es el dato que organiza todo.
- La entrada suele empezar con una prueba de nivel. Antes de dar de alta a alguien, hay que saber en qué grupo encaja. Si la prueba se pide por teléfono o por WhatsApp, se pierden contactos.
- Conviven clases presenciales y online. Muchas academias tienen grupos de conversación por videollamada o alumnos que se conectan desde casa cuando no pueden ir.
Las funciones imprescindibles
1. Grupos y niveles
Cada grupo debería tener su asignatura (el idioma), su nivel, su profesor, su aula y su horario. Así, cuando una familia pregunta «¿hay hueco en un B1 los martes por la tarde?», lo ves en un momento. En Meetsite Academy cada grupo tiene además un color y una imagen de portada para reconocerlo de un vistazo en el calendario.
2. Clases que se crean solas
Si un grupo tiene clase lunes y miércoles de 18:00 a 19:30, no deberías crear cada clase a mano. Lo razonable es definir el horario semanal una vez y que el programa genere las clases del calendario, saltándose los festivos. Luego, horario en PDF para la puerta del aula y enlace para que cada alumno lo tenga en el calendario de su móvil.
3. Pasar lista en segundos
Presente, retraso, ausente o justificado. Cuatro estados bastan. Lo importante es que el profesor pueda marcarlo desde el móvil durante la clase y que la asistencia quede guardada por alumno, porque es el primer aviso de que alguien se va a dar de baja (lo explicamos en cómo evitar que los alumnos se den de baja de tu academia).
4. Recibos y cuotas
Las academias de idiomas suelen cobrar una cuota mensual por grupo, más matrícula o material en septiembre. El programa debe generar los recibos del mes de golpe (o solos el día 1) y decirte cuáles están cobrados, pendientes o impagados. Ojo: no todos los programas emiten facturas legales; Meetsite, por ejemplo, genera recibos, y la facturación la llevas aparte con tu gestoría o tu programa de facturas.
5. Comunicación con alumnos y familias
Avisos de festivos, cambios de aula o fechas de examen. Mejor por email y desde el propio programa, con el nombre y el logo de la academia, que en un grupo de WhatsApp donde se pierde todo.
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Funciones que marcan la diferencia en idiomas
| Función | Para qué sirve en una academia de idiomas | ¿Lo tiene Meetsite? |
|---|---|---|
| Formulario de prueba de nivel o clase de prueba | La familia o el alumno lo pide desde tu web e indica qué días le vienen mejor; tú le contactas y le asignas grupo | Sí |
| Enlace de Zoom, Meet o Teams en el grupo | Los alumnos de los grupos online entran a clase con un botón | Sí |
| Material por grupo | Compartir listenings, PDFs y enlaces solo con ese nivel | Sí, desde el plan Esencial |
| Panel propio para cada alumno o familia | Ven su horario y sus recibos sin preguntarte | Sí, con contraseña o cuenta de Google |
| Varias sedes | Si tienes más de un local | Sí, desde el plan Esencial |
Puedes ver todas las funciones con capturas en las funcionalidades de Meetsite Academy.
Cinco preguntas antes de elegir programa para tu academia de idiomas
- ¿Cuántos alumnos activos tienes entre todos los niveles? Es lo que suele marcar el precio. Si tienes 15 alumnos activos o menos, puedes trabajar gratis en Meetsite sin límite de tiempo.
- ¿Cuántas personas van a gestionar la academia? Distingue entre usuarios de gestión (secretaría, dirección) y profesores, alumnos y familias, que en Meetsite tienen su propio acceso y no cuentan como usuarios internos.
- ¿Tienes los alumnos en Excel? Comprueba que el programa importa un CSV. Te lo explicamos en cómo pasar los alumnos de Excel a un programa de gestión.
- ¿Necesitas facturas legales desde el programa? Si es imprescindible, pregúntalo antes. Si te basta con recibos, el abanico se abre.
- ¿Permite grupos online y prueba de nivel desde tu web? En idiomas son dos funciones que se usan cada semana.
Si quieres una visión más general, sin centrarte en idiomas, tienes la guía para elegir software de gestión de academias en España.
Un ejemplo de septiembre en una academia de idiomas
Imagina una academia pequeña con 60 alumnos, tres profesores y nueve grupos (de A1 a C1, más dos de conversación online). Con un programa de gestión, el arranque de curso queda así:
- Pones el formulario de prueba de nivel en tu web en julio. Las solicitudes llegan al panel con los días preferidos de cada persona.
- Haces las pruebas, decides el nivel y das de alta a cada alumno en su grupo.
- Defines los horarios semanales de los nueve grupos: las clases del trimestre aparecen solas en el calendario, sin los festivos.
- Invitas a alumnos y familias por email o con un enlace por WhatsApp. Cada uno ve su horario en el móvil.
- El día 1 de octubre se generan los recibos del mes y empiezas a marcar los cobrados.
Los datos de este ejemplo son inventados, pero el flujo es el que sigue cualquier academia que use Meetsite Academy.
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Preguntas frecuentes
¿Hay algún programa gratis para una academia de idiomas?
Sí. Meetsite Academy tiene un plan Gratis para siempre con hasta 15 alumnos activos y 2 usuarios internos, sin tarjeta. Sirve para academias que empiezan o para probarlo con un par de grupos antes de pasar al resto.
¿Cuánto cuesta un programa de gestión para una academia de idiomas?
En Meetsite, los planes de pago cuestan 19 €, 39 € o 69 € al mes con IVA incluido, según el número de alumnos. Las primeras academias que contratan un plan de pago tienen un 50 % de descuento durante los 12 primeros meses: lo tienes en la oferta fundadores.
¿Puedo dar clases online y presenciales desde el mismo programa?
Sí. En Meetsite cada grupo puede llevar su enlace de Zoom, Meet o Teams, y los alumnos entran desde su panel. Los grupos presenciales y los online conviven en el mismo calendario.
¿Cómo consigo alumnos nuevos para mi academia de idiomas?
Además de un formulario de prueba de nivel en tu web, ayuda mucho aparecer en directorios de academias. Lo contamos en cómo conseguir alumnos para tu academia.
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