Cómo pasar los alumnos de tu academia de Excel a un programa de gestión (en una tarde)
Si llevas los alumnos de tu academia en un Excel, puedes pasarlos a un programa de gestión en una tarde: limpias la hoja, la guardas como CSV y la importas. En Meetsite Academy el único dato obligatorio es el nombre; el resto (email, teléfono, fecha de nacimiento…) es opcional, y antes de guardar nada ves una vista previa con lo que se va a crear, lo que se va a actualizar y las filas con errores.
En esta guía te explicamos el proceso paso a paso, los errores más habituales al exportar desde Excel y qué hacer después de la importación para que la academia funcione desde el primer día.
Por qué merece la pena dejar el Excel
El Excel funciona mientras la academia es pequeña. El problema llega cuando hay varios grupos, varios profesores y familias a las que avisar: hay versiones distintas del archivo, nadie sabe cuál es la buena y pasar lista o generar los recibos del mes se convierte en una tarea manual.
Un programa de gestión pone todo en el mismo sitio: la ficha de cada alumno, sus grupos, el calendario de clases, la asistencia y los avisos por email. Si quieres ver las ventajas con más detalle, las contamos en los beneficios de digitalizar la gestión de tu academia.
Paso 1: prepara tu hoja de alumnos
Antes de importar, dedica diez minutos a ordenar el Excel. Cuanto más limpia esté la hoja, menos errores tendrás después.
- Una fila por alumno y una sola fila de cabeceras arriba del todo.
- Sin celdas combinadas, colores que signifiquen algo ni totales al final.
- Separa nombre y apellidos en columnas distintas si los tienes juntos.
- Fechas en formato DD/MM/AAAA, por ejemplo 15/03/2012.
- Un email por alumno. Si dos alumnos tienen el mismo email (por ejemplo, hermanos con el de su madre), deja el email solo en uno de ellos y anota el otro en observaciones.
Paso 2: usa los nombres de columna correctos
El importador reconoce las columnas por su nombre, así que no importa el orden. Estas son las que acepta Meetsite Academy:
| Columna | ¿Obligatoria? | Ejemplo |
|---|---|---|
| nombre | Sí | Lucía |
| apellidos | No | García |
| apellido2 | No | López |
| No | lucia@ejemplo.com | |
| telefono | No | 600000000 |
| dni | No | — |
| nacimiento | No | 15/03/2012 |
| direccion, cp, localidad, provincia, pais | No | — |
| observaciones | No | Inscrita por su madre |
Lo más cómodo es descargar la plantilla que hay en la propia pantalla de importación y copiar tus datos debajo de las cabeceras.
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Paso 3: guarda el archivo como CSV
En Excel, ve a Archivo › Guardar como y elige CSV UTF-8 (delimitado por comas). Si tu Excel solo te ofrece «CSV (delimitado por punto y coma)», también vale: el importador detecta si el separador es coma o punto y coma, y entiende la codificación habitual de Excel en español, así que las tildes y la ñ llegan bien.
El archivo no puede pasar de 2 MB, que equivale a muchos miles de alumnos.
Paso 4: importa y revisa la vista previa
En el panel, entra en Alumnos › Importar y sube el CSV. Antes de guardar nada verás una vista previa fila a fila con tres tipos de resultado:
- Nuevo: el alumno no existe y se va a crear.
- Actualizar: ya hay un alumno con ese email en tu academia y se van a actualizar sus datos.
- Error: falta el nombre, el email no es válido, la fecha no tiene el formato DD/MM/AAAA o el email está repetido dentro del propio archivo.
Si hay errores, corrígelos en el Excel y vuelve a subirlo. Cuando la vista previa esté bien, confirma la importación.
Un detalle importante: la importación respeta el límite de alumnos de tu plan. En el plan Gratis caben 15 alumnos activos; si tienes más, mira los planes y precios antes de importar.
Paso 5: después de importar
Con los alumnos dentro, el resto se monta rápido:
- Crea las aulas y las asignaturas.
- Da de alta a los profesores.
- Crea los grupos con su horario e inscribe a cada alumno en su grupo.
- Genera las clases en el calendario y ya puedes pasar lista desde el móvil.
Todo lo que puedes hacer después lo tienes resumido en las funcionalidades de Meetsite Academy.
Errores habituales al pasar de Excel a un programa
- Fechas que Excel convierte en números (por ejemplo 45366). Cambia el formato de la columna a fecha DD/MM/AAAA antes de guardar.
- Emails con espacios o mayúsculas raras. Los espacios dan error; las mayúsculas no importan.
- Teléfonos que pierden el cero o el prefijo. Pon la columna en formato texto.
- Varias hojas en el mismo libro. El CSV solo guarda la hoja activa: asegúrate de estar en la de alumnos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar alumnos que ya están en el programa sin duplicarlos?
Sí. Si el alumno tiene email y ya existe en tu academia con ese email, la importación actualiza sus datos en lugar de crear uno nuevo.
¿Qué pasa si mi Excel usa punto y coma?
Nada: el importador detecta el separador automáticamente.
¿Cuánto cuesta?
Puedes empezar con el plan Gratis (hasta 15 alumnos activos, sin tarjeta). Si necesitas más, hay planes de pago desde 19 € al mes con IVA incluido.
¿Cómo elijo el programa adecuado para mi academia?
Te lo explicamos en cómo elegir el mejor software para gestionar academias en España.
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